• Lisa-Marie Robin

Digitalisierung ist die halbe Miete: moovin vermietet effizienter dank Prozessautomatisierung

Wie oft haben Sie das Wort Digitalisierung heute schon gelesen, gehört oder gar ausgesprochen? Es ist ein regelrechtes Buzzword und das bereits seit Jahren. Dieser Trend kommt auch nicht von ungefähr, denn er zieht sich durch nahezu jede Branche. Reden wir über Immobilien und Digitalisierung, entsteht ein völlig neuer Begriff: PropTech - Property Technology. Unser Stichwort, denn moovin beschäftigt sich bereits seit 2015 mit der Digitalisierung der Wohnraumvermietung. Nun ist es an der Zeit, konkreter zu werden und folgender Frage auf den Grund zu gehen: Was genau digitalisiert moovin eigentlich? Und warum das Ganze?


Digitalisierung ist die halbe Miete


Fakt ist: jeder Schritt im Vermietungsprozess kostet Zeit und damit Geld und häufig auch Nerven. Das sind nur ein paar der Gründe, weshalb es Makler gibt. Doch diese verlangen meistens zwei Nettokaltmieten für eine Vermietung. Die hohen Kosten ergeben sich hauptsächlich aus dem Umstand, dass beinahe jeder Schritt noch händisch ausgeführt werden muss. Wenn eine Vermietung aber zu langsam erfolgt, entstehen vermeidbarer Leerstand und unnötige Opportunitätskosten. Hinzu kommt, dass die gängige Vermietung zu intransparent abläuft. moovin hat die einzelnen Schritte analysiert und durch Digitalisierung effizienter gestaltet, sodass sie automatisiert und standardisiert ablaufen. Was man braucht ist eine Software, die es ermöglicht, die einzelnen Schritte live mitzuverfolgen und den administrativen Aufwand auf ein Minimum zu reduzieren: Daraus ergibt sich nicht nur ein zeitgemäßer Vermietungsprozess, sondern auch eine Preisreduzierung von zwei auf eine Nettokaltmiete pro Vermietung.


Ein Inserat anlegen, maximale Reichweite erhalten


Beginnen wir mit der Kommunikation mit den Mietinteressenten, angefangen mit der Platzierung der Inserate. Bei einem herkömmlichen Makler läuft dies meist folgendermaßen ab: Nachdem eine Immobilie auf einem Portal inseriert wurde, landen Interessenten mit ihrer Kontaktanfrage im Postfach des Maklers. Dieser lädt pauschal eine Handvoll Bewerber zu einem Besichtigungstermin ein, ohne effizientes Filtern der tatsächlichen Wahrscheinlichkeit, dass der Interessent für die Wohnung wirklich geeignet ist. Damit ist es nicht getan, denn je mehr Bewerber, desto mehr Rückfragen, Telefonate, Mails und allgemeiner administrativer Aufwand fallen an. Was bei einer einzelnen Wohnung noch zu bewerkstelligen ist, entpuppt sich bei Großprojekten oder Neubauten mit zahlreichen Einheiten schnell als Vermietungs-Albtraum. Damit dieser Prozess nicht in die Länge gezogen wird und potenzielle Mieteinnahmen unnötigerweise ausbleiben oder sich verzögern, hat sich moovin diesem Problem angenommen.

Doch wie gelangen Mietinteressenten zu einem moovin Inserat? Kooperationen mit allen gängigen Immobilienportalen machen es möglich. Aus Mieter-Sicht wird das zeitaufwändige Stöbern von Zeitungsannoncen abgelöst und vereinfacht, aus Vermieter-Sicht vor allem Reichweite generiert und die grundlegende Vermarktung modifiziert. Denn dank Schnittstellen wird ein Inserat bei moovin automatisch auf über 80 Websites veröffentlicht. Sobald jemand über ein Portal Interesse bekundet, wird automatisch ein Bewerber-Profil erstellt, welches Mietinteressenten fortlaufend bearbeiten können. Darüber hinaus können sie zu jeder Zeit den aktuellen Stand ihrer Bewerbung einsehen.

Auch speziell für die Vermarktung angelegte Projektwebsites werden nicht außer Acht gelassen, die moovin Software verfügt nämlich über Schnittstellen zu allen gängigen Software-Anbietern. Ein gegenwärtiges Beispiel ist die Südkreuz Website: wenn Interessenten hier eine Wohnung anmieten wollen, springt unsere Software ein und überträgt die benötigten Daten.

Unabhängig davon gibt es den moovin Chatbot, der Wohnungsinserate ganz automatisch in relevante Social-Media Gruppen postet. Wenn Interessenten eine Unterhaltung mit dem Chatbot starten, leitet dieser die Daten an moovin weiter und ein Bewerber-Profil wird automatisch erstellt. Millionen Mietinteressenten werden erreicht, sodass natürlich auch mehr Anfragen generiert werden.


Weniger Arbeit und mehr Transparenz durch besseres Bewerber-Management


Aber wie filtere ich jetzt DEN passenden Mieter? Wie werden nur diejenigen zu Besichtigungsterminen eingeladen, die auch wirklich realistische Chancen auf das Objekt haben? Eine automatische, bereits gerankte Vorselektion des Wunschmieters ist der Schlüssel. Mit Hilfe eines intelligenten Algorithmus im moovin Mieter Matching werden die Angaben des Mietinteressenten mit den Voraussetzungen des Vermieters abgeglichen. Dafür wurde extra ein Score errichtet, der den Übereinstimmungen entsprechend die Favoriten identifiziert. Während der herkömmliche Makler die Interessenten händisch kontaktiert, geschieht bei moovin alles online. Per Drag & Drop können Bewerber in Terminslots gezogen werden, woraufhin sie automatisch eine Einladung zur Besichtigung per E-Mail erhalten. Interessenten, die nicht in Frage kommen, erhalten mit nur einem Klick automatisch eine Absage für die Wohnung. Zudem ist es möglich, einem Bewerber, vielen oder sogar allen mit einem Klick Feedback zu geben. Integriert sind auch automatisierte Terminerinnerungen per E-Mail und SMS. So werden durchschnittlich mehr als 60.000 automatisierte SMS und Mails pro Monat versendet. Denn auch wenn noch wichtige Dokumente fehlen, wird der Interessent daran erinnert, um eine reibungslose Vermietung zu ermöglichen. Das soll mal jemand händisch tippen… So verbringt der durchschnittliche Makler allein 80 Minuten damit, Interessenten auszuwählen, zu Besichtigungen einzuladen und sie schließlich daran zu erinnern. moovin erledigt die gleichen Schritte durchschnittlich in zehn Minuten.


Wohnungsbesichtigungen gelingen von überall


Nächster Schritt: die Besichtigung. Da mit Hilfe des Mieter Matchings nur die Erfolg versprechenden Kandidaten eingeladen werden, reduziert sich automatisch die Anzahl der notwendigen Besichtigungen, die durchzuführen sind. Darüber hinaus helfen auch hier digitale Werkzeuge. Videotouren und Besichtigungen per Livestream haben besonders in Zeiten von Kontaktbeschränkungen dazu beigetragen, Vermietungen weiterhin auf hohem Servicelevel durchzuführen. Hinzu kommen Renderings und 360°-Aufnahmen in 4K Qualität, sodass der Mietinteressent quasi von überall und wann immer er auch will, die Immobilie besichtigen kann. Diese Maßnahmen wurden vom internationalen Publikum unseres Südkreuz-Projektes, bei dem wir die Vermietung für die Hines Immobilien GmbH übernehmen, außerordentlich gut angenommen. Jeder vierte Mietinteressent hat vor Anmietung eine virtuelle Besichtigung von moovin genutzt.


Auf die Kombination kommt es an


Selbstverständlich wird die klassische “real-life” Wohnungsbesichtigung, so wie wir sie kennen, noch stets durchgeführt. Hier gibt es bei uns aber wieder einen entscheidenden Unterschied zur herkömmlichen Art und Weise: moovin vermietet deutschlandweit. Das heißt, dass auch deutschlandweit Besichtigungen durchgeführt werden. Dank eines bundesweit vernetzten Expertenteams, gelingt es auch eine große Anzahl von Interessenten und Immobilien an verschiedenen Standorten flächendeckend zu bedienen.

Uns ist es im Alltag oft nicht bewusst, aber wir sparen uns erheblich viel Zeit, Kosten und Nerven dank cleverer Tools, die die Digitalisierung hervorgebracht hat. Die einzelnen Prozessschritte einer Vermietung sind so, im Vergleich zum klassischen Makler, deutlich schneller und effizienter. Dennoch sollte man nicht außer Acht lassen, dass man nicht alles digitalisieren kann und auch nicht sollte: Es ist doch meist das Bauchgefühl, dass einem während der Wohnungsbesichtigung sagt: Ja, das ist mein neues Heim, hier will ich die kommenden Jahre meines Lebens verbringen.

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